I denne æra af papirløse kontorer og digitale dokumenter, tror du, at papir-og-blækfaxmaskinen endelig kan være klar til at gå på pension. Men fax er stadig en vigtig del af forretningen for bestemte typer dokumenter (f.eks. Juridiske kontrakter) og visse industrier, såsom PR.
Desktop-fax-software og -tjenester gør det muligt at sende og modtage faxer uden at røre ved en faktisk faxmaskine. Ved skrivebordsfaxing kan ethvert dokument, du opretter på din computer, sendes til en faxmaskine via e-mail eller på internettet.
I denne artikel skal vi tale om internetfaxing; en slags desktop fax, hvor udgående e-mail vedhæftede filer bliver til faxer og indgående faxer bliver til e-mail vedhæftede filer.
Grundlæggende om internetfaxing
Ved internetfaxing kan ethvert dokument, der kan vedhæftes til en e-mail, faxes til en analog faxmaskine. Det omfatter Microsoft Word-dokumenter, PDF-filer og scannede billeder.
Internetfaxing er en hostetjeneste, hvilket betyder, at du ikke behøver at købe og installere faxservere, modemer og speciel software. I stedet abonnerer du på en tredjeparts internetfaxtjeneste, der konverterer e-mails til faxer og faxer til e-mails for dig.
Her er de tre grundlæggende ting, du skal sende internetfax:
Når du har alle tre, så kan du sende en fax ved hjælp af internetfaxing:
Du kan modtage en fax på din computer på samme måde:
- Din abonnement Internet-fax-tjeneste tildeler dig et gratis eller almindeligt faxnummer.
- Afsenderen ringer det nummer og sender derefter faxen fra en almindelig faxmaskine.
- Abonnementstjenesten modtager faxen, konverterer dataene til en vedhæftet fil og sender den til din e-mail-adresse.
- For at læse faxen skal du blot åbne vedhæftet fil.
Da e-mail er den eneste applikation, der kræves for at sende og modtage internetfax, kan faxer også sendes fra en håndholdt enhed. Fortsæt læsning for at finde ud af mere om internetfaxing fra en PDA.
Internet fax fra en PDA
Faxer kan sendes til PDA'er.
Internet fax fra en håndholdt enhed som en BlackBerry, Treo, PocketPC eller Palm kaldes også mobil faxning. Ligesom med desktop internet faxing skal du have tre ting til at kunne faxe fra disse personlige digitale assistenter eller PDA'er:
- Internetforbindelse
- Evne til at sende og modtage e-mails
- En abonnement internet-fax service
Kom online
Håndholdte mobilenheder bruger forskellige metoder og teknologier til at oprette forbindelse til internettet:
- Nogle PDA'er har traditionelle modemmer, der tilsluttes en telefonlinje eller en mobiltelefon til opkaldsforbindelse til internettet.
- De fleste PDA'er har mulighed for at "synkronisere" med en computer via en vugge eller direkte forbindelse til pc'en. Hvis pc'en er tilsluttet til internettet, er det også den tilsluttede håndholdte enhed.
- Ligesom avancerede mobiltelefoner og smartphones kan PDA'er oprette forbindelse til internettet via mobiloperatører, der opererer via trådløse bredbåndsnetværk (WAN).
- Og ligesom en bærbar computer kan en PDA med et trådløst kort forbinde til internettet via trådløse lokalnetværk (LAN) eller Wi-Fi-hotspots, som dem, der findes på de fleste lufthavne.
Når du har internetforbindelse på din mobilenhed, sender og modtager du faxer på samme måde som fra en computer.
Fordele ved Mobile Fax
Den vigtigste fordel ved mobilfax er, at du kan sende og modtage faxer fra hvor som helst, når som helst med en internetaktiveret håndholdt enhed. For den salgsrepræsentant eller anden arbejdstager, der sjældent er på kontoret, er mobilfaxing endnu et nyttigt kommunikationsværktøj.
Mobilfax giver dig også mulighed for at udskrive dokumenter fra din håndholdte til enhver nærliggende faxmaskine. Der er ingen grund til at købe en fancy mobilprinter eller bekymre sig om at have de rigtige drivere installeret til at bruge printeren på hotellet.
Udskrivning til en faxmaskine er nøjagtig det samme som at sende en mobilfax.
- Du skal blot vedhæfte det dokument, du vil udskrive til en e-mail, og sende det til faxnummeret på den nærmeste faxmaskine.
- Din abonnement Internet-faxing-tjeneste konverterer dokumentet til en fax.
- Sekunder senere udskriver faxmaskinen dit dokument.
Nu hvor du ved, hvordan du faxer fra et skrivebord, en bærbar pc eller en PDA, lad os se på nogle grunde, folk bruger denne funktion i stedet for den traditionelle faxmaskine.
Internetfaxfunktioner og fordele
Modtag faxer på en hvilken som helst enhed, der bruges til at kontrollere e-mail.
Hvis din faxmaskine er tilsluttet en almindelig telefonlinje, bliver hver fax, du sender, opladet som et telefonopkald. Så når du sender en fax til en destination uden for dit lokale opkaldsområde, betaler du fjernafgifter. Internet faxing omgå behovet for faxmaskiner og telefonlinjer helt. Du betaler normalt et engangsbeløb, opstartsgebyr og derefter en fast månedlig sats baseret på det maksimale antal faxer, du planlægger at sende.
Fordi du ikke har brug for at købe, installere og administrere hardware eller software, sparer du penge både på udstyr og personale i informationsteknologi. Og da faxer sendes og modtages via eksisterende e-mail-applikationer, har medarbejderne ikke brug for ekstra træning.
Sikkerhed kan være et problem med konventionelle faxmeddelelser, fordi papirfax ofte sidder i maskinen, indtil nogen - ikke nødvendigvis den tilsigtede modtager - vælger dem. Det kan ikke ske med internetfax, fordi de går direkte til modtagerens e-mail-konto.
Måske er den mest grundlæggende og mest fordelagtige fordel ved internetfaxing aldrig at skulle håndtere konventionelle faxmaskiner.Du behøver ikke at skifte tonerpatroner eller bekymre sig om optagne signaler. Og du behøver ikke bekymre dig om, at en fax går tabt i en bunke papirer.
Andre internetfaxfunktioner
De fleste internetfaxingstjenester leveres også med et websted eller en webgrænseflade for at få adgang til særlige funktioner som:
For mere information om internetfaxing og relaterede emner, se linkene på næste side.
Post Din Kommentar